Persondata (GDPR)

Denne information er til kunder

Behandling af personoplysninger hos Vendsyssel Landdyrlæger

1. Indledende bemærkninger

1.1 Formål

1.1.1. Hos Vendsyssel Landdyrlæger vil vi løbende komme til elektronisk og på anden systematisk måde at
behandle forskellige data om dig i forbindelse med, at du er kunde hos os. Det er nødvendigt for at vi kan
behandle dine dyr. Vi er i den forbindelse forpligtet til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig vi
indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.

1.1.2. Det overordnede formål med behandlingen af dine oplysninger er at kunne foretage den
administration, der er knyttet til konsultationer/behandling af dine dyr, {dvs. aftaleindgåelsen), herunder i
relation til ydelser mv., du har ret til, samt de forpligtelser, du er underlagt.

1.2 Dataansvar og kontaktoplysninger

1.2.1. Vendsyssel Landdyrlæger er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os, og har således i
henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.

1.2.2. For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de
retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen samt evt. øvrig lovgivning sætter herfor.

1.2.3. Dette indebærer bl.a., at du til enhver tid kan rette henvendelse til Vendsyssel Landdyrlæger,
Bredgade 80, 9830 Tårs på tlf. 98998066 eller mail: info@vldyr.dk, hvis du har spørgsmål til
vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i
henhold til databeskyttelseslovgivningen.

2. Behandling af persondata

2.1 Kundekartotek

2.1.1. Når du kontakter os, opretter vi en journal på dig og dit/dine dyr i vort kundekartotek {elektroniske
it-system). Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra
dig selv.

2.1.2. Vi registrerer bl.a. identifikationsnummer på dine dyr og ejers kontaktoplysninger, herunder ejers
navn, privatadresse, privat- og arbejdstelefonnummer, e-mailadresse samt cpr.nr. ved behov.
Herudover registreres løbende journaloplysninger på dine dyr. Endelig registreres oplysninger om andre
særlige forhold, som fx forsikringer, aftaler om kredit, sundhedsordninger og aftaler om andre betalere.

2.1.3. Oplysningerne i systemet kan vi evt. samkøre med oplysninger om andre kunder, fx for at lave
forskellige former for statistikker og opgørelser til intern brug samt ved påkrav fra offentlige myndigheder.

2.1.4. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens§ 6, stk. 1, nr. 2 (pr.
25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.2 Røntgen- og scanningsbilleder

2.2.1. Når der tages røntgen- og scanningsbilleder, registrerer vi i den forbindelse dit navn samt
identifikationsoplysninger om dit/dine dyr.

2.2.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens§ 6, stk. 1, nr. 2 (pr.
25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.

2.3 Ordinering, indberetning samt fortegnelser over receptpligtige lægemidler

2.3.1. Veterinære recepter indeholder dine personoplysninger, som dit navn og adresse. Det er fastsat ved
lov, hvilke oplysninger, herunder personoplysninger, en veterinær recept skal indeholde for, at et apotek
må godkende den, og du som kunde kan få udleveret den ordinerede medicin. Veterinære recepter er
hjemlet i bekendtgørelse om recepter og dosisdispensering af lægemidler.

2.3.2. Har du indgået aftale med Vendsyssel Landdyrlæger om, at vi er din besætningsdyrlæge, da vil der
ske indberetning af persondata på dig samt identifikationsoplysninger på dine dyr til fødevarestyrelsens
register VetReg. Det er hjemlet ved lov*, at sundhedsrådgivningsaftaler for kvæg, svin og mink.
*) Lovhjemlen er bekendtgørelse om sundhedsrådgivningsaftaler for kvægbesætninger, bekendtgørelse om
sundhedsrådgivningsaftaler for svinebesætninger og bekendtgørelse om obligatorisk sundhedsrådgivning i
minkfarme.

2.3.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens§ 6, stk. 1, nr. 3 (pr.
25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra c).

2.4 E-mails

2.4.1 Vi logger centralt de e-mails, der bliver sendt fra dig til os eller sendt fra os til dig. Det vil sige, at vi
registrerer, hvem e-mailen er fra, at den er sendt til eller fra dig, hvornåre-mailener sent og modtaget.
Indholdet af de e-mails, som du modtager fra og sender til os, vil som udgangspunkt blive journaliseret på
dit/dine dyrs elektroniske journal.

2.4.2. Som kunde hos Vendsyssel Landdyrlæger vil du – hvis du samtykker dertil – modtage remindere på
behandlinger, som er aftalt, eller behandlinger, der bør gentages inden for en fastsat dato som fx
revaccination.

2.4.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens§ 6, stk. 1, nr. 2 (pr.
25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.5 Kalendersystem

2.5.1. I vores elektroniske kalender registrerer vi de aftaler, vi har med kunden. Vi anfører i den forbindelse
dit navn og eventuelt identifikationsoplysninger på dit/dine dyr.

2.5.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens§ 6, stk. 1, nr. 2 (pr.
25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.6 Laboratorieprøver samt svar

2.6.1. Såfremt der udtages prøver på dit/dine dyr, laves biokemi eller andre undersøgelser på blod samt
parasitundersøgelser på fæces, vil vi selv kunne dyrke/udrede svar på nogle af prøverne. Såfremt vi ikke har
udstyret til at udrede prøvesvaret på en udtaget prøve, vil prøven blive sendt til eksternt laboratorium i
Danmark, EU/EØS lande samt eventuelt lande uden for EU/EØS. Når prøven sendes, og svar herpå
modtages, vil denne indeholde personoplysninger på dig, som dit navn samt identifikationsnummer på
din/dine dyr. Dine personoplysninger vil blive behandlet, jf. denne skrivelses pkt. 3.2.

2.6.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens§ 6, stk. 1, nr. 2 (pr.
25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.7. Registrering af dyr i registre

2.7.3. Registrering af heste i SEGES
Alle heste i Danmark skal have et pas med medicinsider, jf. bekendtgørelse om identifikation af dyr af
hesteslægten. Bekendtgørelsen supplerer EU forordning 504/2008 af 6. juni 2008.
Det er SEGES, der i Danmark udsteder hestepas og dermed registrerer heste.
Det er tillige lovpligtigt at lade sin hest ejerskifte samt registrere afgang (døde heste) til SEGES.
Såfremt Vendsyssel Landdyrlæger, på dine vegne forestår, eller hjælper dig med ovennævnte, da anvender
og sender vi personoplysninger på dig samt identifikationsoplysninger på din hest til relevante personer,
private virksomheder og myndigheder.

2.7.4. Registrering af kvæg, svin, får og geder i Det Centrale Husdyrbrugsregister (CHR)
Alle besætninger af kvæg, svin, får og geder skal være registreret i CHR, jf. bekendtgørelse om registrering
af besætninger i CHR.
Kvæg, svin, får og geder skal være mærket med særligt godkendte øremærker. Samtidig skal de
ejendomme, dyrene befinder sig på, være registreret i CHR.
Dyreejeren/landmanden opretter selv og afmelder selv sin besætning på Landbrugsindberetning.dk.
Såfremt Vendsyssel Landdyrlæger på dine vegne hjælper dig vedrørende ovennævnte, da anvender og
eventuelt sender vi personoplysninger på dig samt identifikationsoplysninger på dine dyr til relevante
personer, private virksomheder og myndigheder.

2.7.5. Retsgrundlag
Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens§ 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj
2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.8 Betaling

2.8.1. Vores system til håndtering af betaling er samkørt med kundekartoteket, hvorfor behandling af dine
personoplysninger sker jf. denne skrivelses pkt. 2.1.

2.8.2. Såfremt kreditaftale indgås mellem dig som kunde og Vendsyssel Landdyrlæger, vil dette som
udgangspunkt kun være muligt, såfremt du afgiver dit cpr.nr. Samtykkeerklæring til behandling af cpr.nr.
udfyldes og underskrives af kunden, inden kreditaftale indgås.
2.8.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens§ 6, stk. 1, nr. 1-2 (pr.
25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra a-b).

3. Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.

3.1. Opbevaring af persondata

3.1.1. Oplysningerne om dig opbevares på virksomhedens adresse.

3.1.2. Visse oplysninger opbevares tillige hos vores databehandlere i forbindelse med de drifts- og itsikkerhedsmæssige
opgaver (som fx ekstern hosting af it-programmer, softwarebackup mv.), vi får løst
eksternt. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er
undergivet de danske databeskyttelsesregler, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlere,
der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.

3.1.3. Dine personoplysninger kan også overlades til vores advokater eller revisorer til brug for løsningen af
en konkret opgave. Det kan fx være, hvis Vendsyssel Landdyrlæger har brugt juridisk eller revisionsmæssig
bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges af vores
revisor eller advokat.

3.3. Videregivelse

3.3.1. I forbindelse med bl.a. refusion fra forsikringsselskaber, refusion fra kommuner og videregivelse af
journalmateriale, herunder røntgenbilleder og prøvesvar til anden dyrlæge i forbindelse med henvisning til
bl.a. specialist, eller kundens ønske om skift til anden dyrlæge, videregives epikriser eller kundens journal,
jf. Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks til relevante offentlige myndigheder og private
virksomheder som beskrevet ovenfor i denne skrivelse. Materialet vil indeholde personoplysninger om dig
samt identifikationsoplysninger om dit/dine dyr.
Derudover kan Vendsyssel Landdyrlæger videregive personoplysninger om dig og dit/dine dyr til vores
forsikringsselskab eller andre forsikringsselskaber, hvis dette er relevant og nødvendigt til brug for deres
behandling af anmeldte skader mv.

3.3.2. Der kan endvidere ske videregivelse af dine personoplysninger i forbindelse med et potentielt køb og
salg af Vendsyssel Landdyrlæger, herunder i forbindelse med den undersøgelses- og afklaringsproces (due
diligence-undersøgelse), der måtte blive gennemført forud for et eventuelt salg mv.

3.4. Sletning af data

3.4.1. Databeskyttelseslovgivningen indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal
slettes i kundeforhold . Dette skal afgøres af Vendsyssel Landdyrlæger som dataansvarlig i den enkelte
situation. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt
formål.

3.4.2. Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en kundesag/kundejournal, herunder
at vi har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i kundesagen/kunde-journalen, anses i
praksis for et sagligt formål. De data, vi bruger til at administrere dit kundeforhold, vil derfor som
udgangspunkt tidligst blive slettet 5 år efter kundeforholdet er ophørt, idet det er lovpligtigt, at recepter
opbevares i 5 år. Derudover nødvendiggør Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks, at originale
journaler, røntgenbilleder og scanningsbilleder mv. tilhørende den dyrlæge, som har foretaget
optegnelserne/fotograferingerne, bør bevares i minimum 5 år.

3.4.3. Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere dit kundeforhold,
vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller
hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

4. Dine rettigheder

4.1 Oplysningspligt

4.1.1. Databeskyttelseslovgivningen giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler persondata om dig
elektronisk. Og lovgivningen pålægger os visse pligter- som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil
indsamle persondata om dig.

4.1.2. Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for
behandling end den, vi beskriver her i denne skrivelse, vil vi informere dig særskilt om dette.

4.2 Indsigt, berigtigelse mv.

4.2.1. Du har også ret til at få at vide, hvilke personoplysninger om dig vi har samlet i forbindelse med dit
kundeforhold, og du har ret til at få indsigt i oplysningerne.
Du har ret til at bede om, at vi begrænser, retter eller sletter personoplysninger, hvis du mener, at de fx er
forkerte eller giver et forkert indtryk.

4.2.2. Ingen lov hjemler som udgangspunkt journalpligt for en dyrlægevirksomhed. Er en
dyrlægevirksomhed medlem af Dyrlægevirksomhedernes Arbejdsgiverforening under Den Danske
Dyrlægeforening, skal dyrlægevirksomheden efterleve foreningens Etiske kodeks, hvoraf følgende fremgår:

“Det anses for god etik, at dyrlægevirksomheden udfærdiger en journal, som kan benyttes i
kvalitetssikringssammenhæng, og som kan benyttes af dyrlægen/dyrlægevirksomheden i offentlige og
forsikringsmæssige forretninger.
At udlevere kopi af journal, røntgenbilleder, scanningsbilleder mv. til anden dyrlæge, når
dyrlægevirksomheden i konkrete tilfælde anmodes herom.
At udlevere epikrise, røntgenbilleder, scanningsbilleder mv. til dyrets registrerede ejer, når
dyrlægevirksomheden i konkrete tilfælde anmodes herom.
At undlade at udlevere kopi af journal, røntgenbilleder eller scanningsbilleder mv. til lægmand, med mindre
der er tale om dyrets ejer jf ovenstående. ”

4.2.3. I det omfang, du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at
tilbagekalde dette. Vendsyssel Landdyrlæger kan dog fortsat behandle dine personoplysninger, hvis vi har
et grundlag herfor.

4.3 Yderligere oplysninger

4.3.11 det omfang, du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til
databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte os. Du kan læse mere om
databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk
Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx
som led i en klagesag. Du har derfor altid mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.
Dette dokument tilhører Dyrlægevirksomhedernes Arbejdsgiverforening og ophavsretten til dokumentet er
beskyttet.